Verbindlichkeit in Gremien im Zeitalter von E-Mail und Communitys

Entscheidungen von Gremien, Leiterrunden, Vorständen betreffen oft die Beteiligten selbst. Sie werden zwar auch meist für andere gefällt. Aber da die Entscheider selten eine Geldsumme bewilligen, sondern selbst die Umsetzung in die Hand nehmen und das Geld erst beschaffen müssen, kommt es darauf an, dass im Entscheidungsprozess auch zugleich Verbindlichkeit entsteht. Wir werden aus Entscheidungen aber Taten?

Voraussetzungen für die Umsetzung einer Entscheidung
1. Der Einzelne muss davon überzeugt sein, dass das Projekt auch etwas „wird“. Wer am Erfolg zweifelt, wird nur wenig Zeit und Energie in das Projekt investieren, denn er will das Risiko mindern, zu viel investiert zu haben.
2. Der Einzelne muss spüren, dass es auf ihn ankommt. Wenn er eine Aufgabe übertragen bekommt, die er nicht im Zusammenhang des Ganzen eingeordnet hat, wird er sie für nicht so wichtig nehmen und die Erledigung auch schon einmal auf die lange Bank schieben oder ganz vergessen. 
3. Das Engagement hängt davon ab, wie wichtig das Projekt für die eigene Selbstverwirklichung ist. Wer z.B. nur drei Tage beim Zeltlager dabei sein will, spürt nicht so viel Verantwortung wie derjenige, für den das Lager das wichtigste Ereignis des Sommers ist.

Die Voraussetzungen machen deutlich, dass eine Entscheidung, die von den Beteiligten auch umgesetzt werden soll, gründlich durchgesprochen werden muss. Dazu dienen die Schritte, die weiterbildung-live unter der Überschrift „Konferenz“ für die Durchführung eines Entscheidungsprozesses formuliert hat. Zwei Regeln sind wichtig:
1. Es kommt darauf an, dass es gute Ideen gibt, denn gute Ideen wecken Motivation. Damit jeder seine Ideen einbringen kann, dürfen diese in der Brainstormingphase der Konferenz nur aufgelistet, aber nicht diskutiert werden.
2. Weiter muss jeder Vorschlag, der in die engere Auswahl kommt, auf seine Realisierbarkeit hin geprüft werden. Sonst machen die nicht mit, die für ein Projekt eine große Sicherheit brauchen.

Für den Entscheidungsprozess braucht es die direkte Kommunikation und eine nicht zu große Gruppe, 6 bis maximal 12 Personen. Wenn die Gruppe mehr als acht Personen umfasst, muss unbedingt in Kleingruppen gearbeitet werden. Das spart Zeit, denn es gibt ab 6 Personen keinen Zuwachs an Vorschlägen und Argumenten zu ihrer Beurteilung. Diese müssen im Plenum nicht von jedem genannt werden.
Wenn viele an einem Projekt beteiligt werden sollen, bildet man für einzelne Teile des Projektes kleine Arbeitsgruppen.

Gegenseitige Verpflichtung
Es empfiehlt sich, bei Beginn einer neuen Periode bzw. nach der Sommerpause, und immer, wenn neue Mitglieder dazu kommen, Vereinbarungen zu treffen und diese als Kontrakt schrifltich zu hinterlegen. Zum Kontrakt gehören die Rechte des einzelnen Mitglieds des Gremiums wie die Pflichten, z.B. sich bei Verhinderung abzumelden, wie früh die Tagesordnung aufgestellt sein soll und bis wann etwas auf die Tagesordnung gesetzt werden kann. Der Kontrakt drückt die Verpflichtung jedes einzelnen aus, aktiv mit zu arbeiten. Gerät jemand an den Rand, weil er, weil sie öfters fehlt oder die übernommen Aufgaben nicht erledigen, bietet der Kontrakt der Leitung die Möglichkeit nachzufragen, was die betreffende Person hindert, die Vereinbarungen einzuhalten.

Hineinwachsen in die Verantwortung
Verantwortung übernehmen heißt meist konkret, die Sache selbst in die Hand nehmen und nicht warten, bis ein anderer tut, was zu tun wäre. Der Prozess lässt nicht erzwingen, sondern nur unterstützen, indem
- ein Jüngerer mit einem Älteren mitgeht, um abschätzen zu lernen, worauf es ankommt;
- dass Jüngeren die volle Verantwortung übertragen wird, mit dem Risiko des Scheiterns.

E-Mail und Community
Die verschiedenen Kommunikationsformen des Internets unterstützen die Arbeit von Gremien und Gruppen. Sie sind aber nur Informationsmittel. Wegen des flüchtigen Charakters z.B. einer E-Mail oder der fehlenden strikten Leitung in einem Forum einer Community kommt der Kommunikation im Internet weniger Gewicht und meist keine Verbindlichkeit zu. Das Internet höhlt Verbindlichkeiten eher aus als dass es diese stützt. Nur wenn strikte Vereinbarungen über den Umgang mit E-Mails oder das Verhalten in einer Community durchgesetzt werden können, kann das Internet wichtige Funktionen für Gremien und Gruppen übernehmen.

Eckhard Bieger